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香港公司想去意大利成立公司，找了当地的人办理此事，他们回复说意大利部门要求公司文件办理一份海牙认证，同时需要一份授权书的公证认认证，授权出谁来签属成立公司的一些法律文件。
一国文件拿到另一国去使用，是办理公证认证，如果两个国家同属于海牙公约国，办理海牙认证即可；香港与意大利同属于海牙公国，办理香港高院加签就可以了。办理公证认证时要求公司文件与签字文件分开来办理，公司文件提供扫描件，公证人去查册后办理公证，然后提交至香港高院进行加签。授权书公证有两种方式，一是提供授权书原件，办理复印件与原件一致的公证；二是签字人去当着律师面签，办理签字属实公证，后都是提供至香港高院进行加签。
香港公司文件公证认证办理流程：
在中国大陆使用：
1、先由国际律师对香港公司文件进行公证
2、其次把公证之后的文件送往中国法律服务香港有限公司加盖转递章
在海牙成员国使用：
1、由国际律师对香港公司文件进行公证
2、其次把公证之后的文件送往香港高等法院加签办理认证
在非海牙成员国使用：
1、由国际律师对香港公司文件进行公证
2、其次送往香港高等法院加签认证
3、后送往驻香港领事馆进行认证
办理周期时间在2周左右。
香港文书拿到香港之外（除中国大陆）使用，需要办理香港国际公证认证，具体要看拿到哪个国家去使用，而采取不同的公证认证流程。